Die richtigen KI-Mitarbeiter für Ihr Unternehmen.
KI-Mitarbeiter besetzen Ihre Stellen – ohne Gehalt, ohne Ausfall, ohne Fluktuation.*
Sie beschreiben die Position. 8HIRED erstellt den passenden KI-Mitarbeiter, integriert ihn in Ihre bestehenden Systeme und arbeitet ihn kontrolliert in Ihr Unternehmen ein.
* Für die digitale Rolle: keine klassischen Gehalts- und Lohnnebenkosten, keine personenbedingte Urlaubs- oder Krankheitsabwesenheit, keine arbeitnehmerbedingte Kündigung. Besetzungs-, Workforce-Care- und Infrastrukturkosten bleiben bestehen; technische Verfügbarkeit ist separat zu betrachten.
Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der kein Gehalt will, keinen Urlaub braucht, nicht krank wird und nicht kündigt.*
Genau darin liegt der wirtschaftliche Unterschied eines KI-Mitarbeiters – für geeignete Aufgabenpakete und kontrolliert in Ihren Systemen.
Keine klassischen Gehaltszahlungen für die digitale Rolle.
Keine personenbedingte Urlaubsabwesenheit.
Keine personenbedingte Krankheitsabwesenheit.
Kein arbeitnehmerbedingtes Kündigungs- oder Wiederbesetzungsrisiko dieser digitalen Rolle.
* Alle Angaben beziehen sich auf die digitale Rolle. Es entstehen Besetzungs-/Onboarding-, Workforce-Care-, Infrastruktur- und ggf. Drittanbieterkosten. Technische Verfügbarkeit ist davon zu unterscheiden und wird über Monitoring, Freigaben und Betriebsprozesse geregelt.
„Sagen Sie mir, welche Stelle Sie besetzen möchten – ich sage Ihnen offen, welche Aufgaben ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann und welche nicht.“
Personal besetzen. Neu gedacht.
Eine klassische Einstellung und ein KI-Mitarbeiter lösen denselben Kapazitätsbedarf mit einer grundlegend anderen Kosten- und Risikostruktur.
* Die tatsächliche Kapazität wird im Rollenbriefing und in der Digital Candidate Card bestimmt – keine pauschale Ersatzquote.
Warum jede geeignete offene Stelle wieder klassisch besetzen?
Sie brauchen erledigte Arbeit und verlässliche Kapazität. Nicht jedes geeignete Aufgabenpaket braucht dafür ein weiteres klassisches Arbeitsverhältnis.
Wenn Arbeit digital, wiederholbar und systemgestützt ist, kann ein KI-Mitarbeiter diese Kapazität planbarer bereitstellen – mit klaren Regeln, Freigaben und menschlicher Verantwortung.
Digitale Kapazität wird nach Scope und Volumenband dimensioniert statt nach Verfügbarkeit am Arbeitsmarkt.
Regeln, Runbooks und Prozesslogik bleiben dokumentiert in Ihrer Umgebung – nicht im Kopf einer Person.
Für die digitale Rolle entfällt der Zyklus aus Kündigung, Vakanz, erneutem Recruiting und erneuter Einarbeitung.
Was wäre, wenn Sie eine geeignete Stelle einmal digital besetzen – und diese Rolle nie wieder wegen einer Arbeitnehmerkündigung neu rekrutieren müssten?
Stelle digital besetzenSie nennen die Position. Wir prüfen die digitale Besetzung.
Von Vertrieb und Auftragsabwicklung bis Finance, Einkauf, Logistik und Administration: Wir prüfen geeignete Aufgabenpakete individuell nach Rolle, Systemen, Volumen und Verantwortung.
Ein KI-Mitarbeiter ist nicht auf das Arbeitspensum eines Menschen begrenzt.
Je nach Aufgabe, Volumen, Systemlandschaft und Freigaben kann ein KI-Mitarbeiter deutlich mehr Vorgänge verarbeiten als eine einzelne menschliche Stelle und die Kapazität mehrerer klassischer Stellen – bis hin zu Team-Kapazität – abdecken.*
Mehr Vorgänge. Weniger zusätzlicher Headcount.
Sequenzielle Bearbeitung: Das Arbeitsvolumen ist an Arbeitszeit und Bearbeitungsgeschwindigkeit einer Person gebunden. Was liegen bleibt, wandert in den Rückstand.
Parallele Verarbeitung innerhalb der System-, Qualitäts- und Freigabegrenzen. Kritische Fälle – etwa eine Preisänderung – gehen als Freigabe an den benannten Rollen-Owner.
Warum ein KI-Mitarbeiter mehr schafft
Menschen bearbeiten Vorgänge zwangsläufig sequenziell. Digitale Prozesse können – innerhalb der System-, Qualitäts- und Freigabegrenzen – mehrere Vorgänge gleichzeitig analysieren, vorbereiten und weiterverarbeiten.
Keine manuelle Übertragung zwischen Postfach, CRM, ERP und Dokumenten. Über definierte Zugänge und Schnittstellen werden Daten direkt gelesen, geprüft, verarbeitet und weitergegeben.
Steigt das Volumen, muss nicht automatisch im gleichen Verhältnis Headcount aufgebaut werden. Digitale Verarbeitung kann innerhalb des vereinbarten Scopes kontrolliert erweitert werden.
Drei Beispiele aus dem Alltag
Analysieren, klassifizieren, Informationen extrahieren, CRM-/ERP-Daten prüfen, Antworten vorbereiten oder innerhalb definierter Regeln versenden, Ausnahmen an Menschen eskalieren. Je nach Setup kann die digitale Verarbeitung auch in den Bereich von Tausenden E-Mails bzw. Vorgängen pro Tag skalieren.*
Ein wachsendes E-Mail-Volumen muss nicht automatisch ein wachsendes Backoffice bedeuten.
Erfassen, Daten extrahieren, Stammdaten prüfen, Informationen im ERP vorbereiten bzw. eintragen, Auftragsbestätigungen vorbereiten und Unklarheiten eskalieren.
Mehr Auftragsvolumen muss nicht automatisch proportional mehr Sachbearbeitung bedeuten.
Große Mengen Datensätze, Dokumente oder CRM-Vorgänge prüfen, vergleichen, kategorisieren, anreichern und für Reports oder Folgeaktionen vorbereiten.
Wo Arbeit digital und standardisierbar ist, kann Kapazität anders skalieren als klassischer Headcount.
* Die tatsächlich erreichbare Kapazität hängt unter anderem von Aufgabenkomplexität, Systemlandschaft, Schnittstellen- und Rate-Limits, Datenqualität, Freigaben, SLA, Qualitätsanforderungen und Human-Eskalationen ab. Leistungsbeispiele sind keine pauschale Leistungs- oder Ersatzgarantie. Im Rollenbriefing und in der Digital Candidate Card definieren wir den konkreten Stellen-Scope, ein realistisches Kapazitätsprofil und ein vereinbartes Volumenband. Der Standard-Scope einer Einzelrolle enthält kein unbegrenztes Volumen. Deckt die digitale Rolle messbar die Kapazität mehrerer Stellen ab, wird sie als Team-/High-Volume-Kapazität dimensioniert und kalkuliert.
Kapazität meiner Stelle prüfenIhre Position ist nicht dabei?
Beschreiben Sie uns einfach die Stelle. Wir prüfen, welche Aufgaben ein KI-Mitarbeiter technisch, wirtschaftlich und regulatorisch sinnvoll übernehmen kann.
Vom Personalbedarf bis zum produktiven KI-Mitarbeiter.
60 Sekunden online, dann persönliches Gespräch zu Aufgaben, Systemen, Volumen und Freigaben.
Konkretes Rollenprofil mit Skills, Systemen, Grenzen, KPIs und Kapazitätsprofil.
Wissen, Zugänge, Regeln und Testfälle. Customer-Controlled Infrastructure ist der Standard.
Freigaben stufenweise erweitern, Kern-Scope gegen vereinbarte Abnahmekriterien prüfen.
Definierter Scope, Monitoring und Workforce Care; 90 Tage Besetzungssicherheit für den vereinbarten Kern-Scope.
Sie sehen Ihren KI-Mitarbeiter, bevor Sie entscheiden.
Statt einer Produktdemo erhalten Sie ein prüfbares digitales Kandidatenprofil – mit Aufgaben, Fähigkeiten, Systemen, Grenzen, KPIs und Einarbeitungsplan.
Prüfbar durch Fachbereich, IT und Datenschutz. Dieselbe Kartenlogik nutzen wir für Angebot, PDF und Anschreiben.
Candidate Card für Ihre Position anfordern →SCOPE DEFINIERT
Bei Standardrollen etwa ein FTE-äquivalenter Scope. Deckt die Rolle messbar mehr ab, wird sie als Team-/High-Volume-Kapazität dimensioniert – nie pauschal „ersetzt X Menschen“ ohne Messung.
Drei Wege, eine Stelle zu besetzen.
Die Besetzung kostet Sie das Gleiche wie beim Recruiter. Der wirtschaftliche Unterschied beginnt danach.
Für eine vergleichbare kaufmännische Stelle mit 45.000 € Jahresbrutto zeigen wir drei Wege: eigene Suche, klassische Personalvermittlung und digitale Besetzung mit 8HIRED.
* Modellannahmen: 45.000 € Jahresbrutto, 29 % Lohnnebenkosten. Krankheit ist als wirtschaftlicher Produktionsausfall ausgewiesen, nicht als zusätzliche Rechnungsposition. Der Fluktuationsfaktor ist eine Portfolio-Annahme, keine persönliche Kündigungswahrscheinlichkeit.
So rechnen wir – Methodik und Quellen+
Die BAuA weist für 2024 durchschnittlich 20,8 Arbeitsunfähigkeitstage je Arbeitnehmer aus und schätzt daraus 134 Mrd. € Produktionsausfall – rechnerisch rund 3.160 € je Arbeitnehmer und Jahr. Ein statistischer Produktionsausfall, keine direkte Rechnungsposition.
Die Bundesagentur für Arbeit beziffert den Fluktuationskoeffizienten für 2023 mit 30,6. Als Portfolio-Faktor: 3.550 € × 30,6 % ≈ 1.090 € bei eigener Suche, 11.250 € × 30,6 % ≈ 3.440 € bei Vermittlung.
Das Statistische Bundesamt weist für 2025 rund 29 € Lohnnebenkosten je 100 € Bruttoverdienst aus. Wir rechnen einheitlich mit diesem Wert.
Diese Positionen sind absichtlich nicht eingerechnet – die Rechnung bleibt damit konservativ. Urlaub ist in den Arbeitskosten bereits enthalten.
Technische Verfügbarkeit ist davon zu unterscheiden: System-, API-, Infrastruktur- oder Modellstörungen werden über Monitoring, Freigaben und Betriebsprozesse geregelt.
Eine klare Besetzungslogik – keine Tarifwelt.
Ob Einzelrolle oder Team-Kapazität, wird erst nach Rollenbriefing und Kapazitätsanalyse entschieden – nicht durch eine Tarifwahl im Voraus.
Die kontrollierte Einarbeitung und Abnahme ist inklusive. Von 8HIRED zu vertretende Defizite im vereinbarten Kern-Scope werden ohne neue Besetzungsgebühr nachgebessert.
Nach produktiver Abnahme läuft die kundenseitig kontrollierte digitale Rolle innerhalb des vertraglich definierten Übergabe- und Lizenzrahmens weiter. Workforce Care deckt Monitoring, Qualität und kleinere Anpassungen.
Quellen und Einordnung: Lohnnebenkosten nach Statistischem Bundesamt (2025); Arbeitsunfähigkeitstage und Produktionsausfall nach BAuA (2024); Fluktuationskoeffizient nach Bundesagentur für Arbeit (2023); Vermittlungshonorare werden in der Personalberatung üblicherweise als Prozentsatz des Jahresgehalts berechnet. Beispielrechnung zur Einordnung, keine Zusage. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt die geeigneten Aufgabenpakete einer Stelle, kein 1:1-Ersatz einer vollständigen Position.
Wissen geht nicht mit der Kündigung.
Prozesswissen, Regeln, freigegebene Quellen und Rollenlogik werden strukturiert in Ihrer Unternehmensumgebung dokumentiert. Die digitale Rolle nimmt dieses Wissen nicht zu einem anderen Arbeitgeber mit.
Arbeitet in den Systemen, die Sie bereits nutzen.
und weitere via API oder vorhandene Schnittstellen. Integrationen werden je Stellenprofil definiert – Systeme sind der Arbeitsplatz des KI-Mitarbeiters, nicht das Produkt.
Kontrolliert, nachvollziehbar und mit klaren Freigaben.
Welche Rollen wir heute unter anderem digital besetzen können.
Typische Besetzungsprofile aus unseren Schwerpunktbranchen – keine Kundenreferenzen. Freigegebene Cases mit Ergebnissen und Zitat veröffentlichen wir separat.
Aufträge kommen per E-Mail und PDF. Die digitale Rolle erfasst, prüft auf Vollständigkeit und pflegt den Status im ERP; Sonderfälle gehen an den Innendienst.
Wiederkehrende Liefer- und Statusanfragen binden das Serviceteam. Die digitale Rolle kategorisiert Tickets, beantwortet Standardfälle nach Freigabelogik und eskaliert Reklamationen.
Termin- und Bestandsabfragen kosten die Disposition täglich Stunden. Die digitale Rolle überwacht Termine, meldet Abweichungen und bereitet Entscheidungen vor.
Statt einer Nachbesetzung in der Buchhaltung übernimmt die digitale Rolle Belegerfassung, Zuordnung und die Vorbereitung des Mahnlaufs – Freigabe bleibt beim Finance-Team.
Die digitale Rolle erstellt Angebotsentwürfe im CRM, terminiert Wiedervorlagen und dokumentiert jede Kundenreaktion – Freigabe vor Versand.
Die digitale Rolle pflegt Datensätze nach definierten Regeln, prüft Dubletten und legt Dokumente revisionssicher ab.
Belegvorerfassung, Kontierungsvorschläge, Fristenmonitoring in DATEV – Freigabe beim Berufsträger.
Führt Auftragsvorrat, Rüstzeiten und Verfügbarkeiten zusammen, legt Belegungsvorschläge vor.
Der KI-Mitarbeiter übernimmt den gesamten kaufmännischen Auftragsdurchlauf und hält an jeder kritischen Stelle einen menschlichen Freigabepunkt.
Mittelstandserfahrung hinter jedem KI-Mitarbeiter.
Hinter 8HIRED steht ein Team mit über 15 Jahren Erfahrung in Digitalisierung, Systemintegration und Automatisierung für mittelständische Unternehmen. Diese Erfahrung fließt heute in die Besetzung und den Betrieb digitaler Rollen ein.
Die Erfahrungsbasis stammt aus ECK3, unserer Digitalagentur für Mittelstand und Branchenführer.
Die Fragen, die vor dem Erstgespräch geklärt sein müssen
Was genau ist ein KI-Mitarbeiter von 8HIRED?+
Eine individuell konfigurierte digitale Rolle für klar definierte Aufgaben, Systeme, Regeln, Freigaben und KPIs. Sie wird auf Ihr Unternehmen eingearbeitet, arbeitet in Ihren vorhandenen Systemen und hat einen benannten menschlichen Rollen-Owner. Rechtlich ist das ein KI-basierter Managed Service, kein Arbeitsverhältnis.
Welche Aufgaben kann er übernehmen – und welche nicht?+
Geeignet sind digitale, wiederholbare und systemgestützte Aufgabenpakete: erfassen, prüfen, pflegen, vorbereiten, beantworten, überwachen. Kritische Beurteilung, Verhandlung, Personalentscheidungen und sensible Freigaben bleiben beim Menschen. Was in Ihrem Fall geeignet ist, klären wir im Rollenbriefing.
Fällt für einen KI-Mitarbeiter Gehalt an?+
Nein. Für die digitale Rolle fällt kein Arbeitsentgelt und fallen keine klassischen Lohnnebenkosten an. Es entstehen die einmalige Besetzungs- und Onboardinggebühr, die monatliche Workforce Care sowie Infrastruktur- und ggf. Drittanbieterkosten.
Was kostet die digitale Besetzung?+
Die Besetzung orientiert sich an der vertrauten Recruiting-Logik: ca. 25 % des geschätzten Vergleichs-Jahresbruttogehalts, mindestens 9.900 €. Im 45.000-€-Beispiel sind das 11.250 € einmalig. Danach 690 € pro Monat Workforce Care im definierten Standard-Scope plus Infrastruktur. Komplexe Integrations- oder Governance-Rollen können höher liegen.
Wie wird der Preis berechnet, wenn ein KI-Mitarbeiter mehr als eine Stelle abdeckt?+
Deckt die digitale Rolle messbar den Arbeitsumfang mehrerer Stellen ab, orientiert sich die Besetzungsgebühr am tatsächlich abgedeckten Personal-, Gehalts- und Prozessumfang. Grundlage sind FTE-Aufwand, Volumen, Peaks, SLA und Human-Eskalationen aus der Kapazitätsanalyse. Der Standardpreis einer Einzelrolle enthält kein unbegrenztes Volumen.
Kann der KI-Mitarbeiter in unseren bestehenden Systemen arbeiten?+
Ja. Der Grundsatz lautet: Der KI-Mitarbeiter passt sich Ihren Systemen an, nicht andersherum. Microsoft 365, CRM, ERP, DATEV, Helpdesk und DMS sind typische Arbeitsumgebungen; weitere Systeme werden über API oder vorhandene Schnittstellen angebunden und je Stellenprofil definiert.
Wo liegen Daten und Zugänge?+
Customer-Controlled Infrastructure ist der Standard: Accounts, Modelle, Cloud und Datenflüsse bleiben bevorzugt bei Ihnen. Zugriffe folgen dem Least-Privilege-Prinzip. Datenverarbeitung, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten werden vor Go-live dokumentiert.
Was passiert bei Fehlern oder technischen Ausfällen?+
Qualität wird über Ground Truth, definierte Quellen, Tests, Freigabegrenzen, Validierung und Logging gesichert. Technische Systeme können ausfallen: dafür gibt es Monitoring, Wiederanlauf, Eskalation und – wo erforderlich – menschliche Fallback-Prozesse. Eine pauschale Verfügbarkeitsgarantie geben wir nicht.
Wie funktionieren Freigaben und menschliche Verantwortung?+
Jede Rolle hat einen benannten menschlichen Owner sowie definierte Freigabe- und Eskalationsregeln. Kritische Aktionen werden zur Freigabe vorgelegt statt autonom ausgeführt. In der 30-tägigen Einarbeitung werden Freigaben stufenweise erweitert und gegen Abnahmekriterien geprüft.
Was passiert, wenn der Vertrag endet?+
Nach produktiver Abnahme läuft die kundenseitig kontrollierte digitale Rolle innerhalb des vertraglich definierten Übergabe- und Lizenzrahmens weiter. Workforce Care deckt Monitoring, Qualität und kleinere Anpassungen. Welche Assets, Abhängigkeiten und Drittanbieter bei Kündigung fortbestehen bzw. übertragen werden, wird vor Go-live geregelt.
Prüfen Sie in 60 Sekunden, ob ein KI-Mitarbeiter Ihre Stelle besetzen kann.
Ohne Demo. Ohne technischen Fragebogen. Sie beschreiben die Position – wie bei einer Personalberatung.